忘年会の幹事に抜擢されてしまったー！
正直、かなり面倒くさい！
って思ってしまってません？
大丈夫です。
スマートにこなして上司の評価を勝ち取りましょう！
忘年会の幹事のやり方がわからない！
幹事を任されてしまったあなたには、ちょっと嫌だなーっていう気持ちも
あるかもしれません。でも、ご安心ください。
ここでは忘年会の幹事のやり方についてわかりやすく解説しています。
まずは準備をそつなくこなすことです。
準備さえしっかりしていれば、9割型成功といえます。
また、準備段階ではそのグループの一番偉い人に確認しながらやっていくと
間違いありません。
忘年会の幹事が準備すること
①日程を決めます。
●忘年会は多くの場合は12月10日～12月31日までに行われます。
ですが、会社などの場合は12月も末に近づけば近づく程、忙しくなって
業務に支障が出てしまうというところもあり、場合によっては
11月の終り頃に忘年会をするところもあります。
そのあたりの事については前年の幹事さんに相談してみるといいでしょう。
●責任者（会社であれば社長など）に相談の上、3日分の候補を作り
全員にアンケートを取る。メールで周知し、返答をもらう期限も指定し
その結果で、一番多くの日人が出席できる日を選びます。
②予算
●個人負担なのか、会社負担なのか。
●男女同額か、差をつけるか。
③お店の予約
●予算
●場所は集まりやすさや、アクセスの良さ
●広さは人数に応じた部屋があるか
まずは上の３点に見合う場所を何店舗かピックアップします。
●料理の種類：責任者が好むかどうか？また、メンバの好みを聞いてみる。
●飲み放題などのプランについて。
予算が決まっているのであれば、食べ放題やコースメニューまた飲み放題付に
した方がわかりやすく、また、当日注文で待たされる懸念も減ります。
予約が決まれば、キャンセル料がいつからかかってしまうのかを確認します。
④当日のスケジュール設計
わかりやすく、具体的な例で以下に書いていきます。
すべてこの通りでなくてもかまいませんが参考にしてみてください。
●19：00 開場
●19：10 司会者挨拶
●19：15 冒頭の挨拶
●19：20 乾杯の挨拶と音頭
●19：25 会食、歓談
●20：10 余興
●20：50 締めの挨拶
●21：00 解散または移動
⑤役割決め
④のスケジュールに従いながら役割を決めていきます。
・司会者
・会計
この役割は頼みやすい年齢の近い同僚などに依頼するといいでしょう。
小さいグループでは幹事がすべて行うこともあります。
・余興担当
・冒頭の挨拶
一番偉い人にやってもらいます。
会社であれば社長にお願いします。
・乾杯の挨拶と音頭
二番目に偉い人にやってもらいます。
・中締めの挨拶
三番目に偉い人にやってもらいます。
※役目は早目に依頼します。
⑥席順
●上座に一番偉い人、その右隣に二番目に偉い人、左隣に三番目に
偉い人であとは年功序列が楽に決められます。
●下座の出入り口には幹事
注文をしたり、運ばれてくる料理や飲み物を受け取るのに便利です。
⑦最終的な人数の確認
●急にいけない人が出ていないかの確認。
キャンセルができる段階で確認し、お店に決定した人数を連絡。
※会費が個人負担の場合、当日徴収してもいいのですが
できれば事前に集められるようであれば集めておいたほうがいいでしょう。
※座席表を作成し、参加者が来店したときにスムーズに席に案内できるように
しておきます。
忘年会の幹事は当日こうしなさい！
ある程度、準備段階のスケジュールの中で当日やる事は決まっています。
そのスケジュール通りに進行していくことが必要です。
そこを頭に入れて当日に臨みます。
①お店に一番に入ります。
店長または担当の人に挨拶します。
トイレの位置などを確認しておきましょう。
②参加者が来たら、座席表をチェックしながらスムーズに席へ
案内します。
挨拶をする人が来たら本日の挨拶のお願いをする。
余興担当にもお願いしますと一言。
③全員到着したら、飲み物と料理を注文する。
④飲み物と料理が行きわたったら開始です。
⑤下座の入り口付近に座っていますので、届いた料理を回したり
注文を行います。
⑥スケジュール通り進行しているかを確認します。
⑦時間が経つと酔いつぶれた人が出たり、体調が悪くなったりする人
が出るかもしれません。
率先して介抱するようにしましょう。
⑧終了後、お会計します。
⑨解散していきますので、見送ります。
後日、挨拶してもらった人や役割をしてもらった人達にお礼を言いましょう。
まとめ
どうでしょうか？
準備の段階が一番大変ですが、それがちゃんと行っていれば
当日、スマートに事が運んでいきます。
逆に準備を怠ってしまうと、当日バタバタになってしまい
失敗したり、予期しない事が起こったりするものです。
ですから、この記事を参考にしていただいて、ぜひ準備をして
臨んでもらったら大丈夫です。
